Comptabilité VTC : Le Mode Opératoire

Chaque fin de mois, et surtout chaque fin de trimestre, c’est la même course contre la montre.

Mais cette fois, elle n’a pas lieu sur la route, mais sur ton bureau.

Trier les relevés des plateformes, retrouver les factures de carburant, calculer la TVA…

La comptabilité peut vite devenir le passager le plus angoissant de ton quotidien de chauffeur VTC.

Tu t’es lancé pour être ton propre patron, pas pour devenir comptable.

Chaque heure passée sur la paperasse est une heure où tu ne génères pas de chiffre d’affaires. Pire encore, une compta mal gérée, c’est la quasi-certitude de payer trop de charges ou, à l’inverse, de risquer un contrôle.

Pourtant, une comptabilité bien tenue est ton meilleur copilote. C’est elle qui te dit si ton activité est vraiment rentable et qui te permet de garder le maximum de ce que tu gagnes.

Cet article est ta feuille de route. Un mode opératoire simple, étape par étape, pour reprendre le contrôle de tes chiffres et rouler l’esprit tranquille.

Sommaire de Ta Feuille de Route :

Phase 1 : La Routine de Bord (Au quotidien) – Les réflexes qui sauvent.
Phase 2 : Le Check-up Mensuel – 30 minutes pour savoir où tu vas.
Phase 3 : La Déclaration de TVA (Trimestrielle/Mensuelle) – Rendre à l’État ce qui lui appartient, pas plus.
Phase 4 : Le Bilan Annuel – La grande photo de ton activité.
Le Mode Opératoire Automatisé avec ComptaCool – La voie rapide pour ta compta.

Phase 1 : La Routine de Bord (Au quotidien)

Le secret d’une compta sans stress, c’est la régularité. Pas besoin d’y passer des heures. Juste quelques bons réflexes.

Centralise tes Recettes : Que tu travailles avec Uber, Bolt, FreeNow ou en direct, assure-toi que tous tes revenus arrivent bien sur ton compte bancaire professionnel. C’est la base pour un suivi clair et exigé par la loi pour les sociétés.
Photographier, c’est classer : Chaque dépense, même la plus petite, doit être justifiée.
- Le plein de carburant ? Prends la facture en photo.
- Le ticket de péage ou de parking ? Photo.
- La facture de nettoyage du véhicule ? Photo.
- L’achat de bouteilles d’eau ou de bonbons pour les clients ? Photo.

Ce simple geste transforme une montagne de papier en un dossier numérique propre. Garde les originaux dans une boîte, au cas où.

Phase 2 : Le Check-up Mensuel (30 minutes max)

Une fois par mois, bloque-toi un créneau pour faire le point.

Pointe ton Relevé Bancaire : Ouvre ton relevé de compte pro en ligne. Pour chaque ligne de dépense, pose-toi la question : « Est-ce que j’ai bien la facture correspondante ? ». Si non, va la chercher (sur tes mails, tes espaces clients…).
Vérifie les Commissions : Compare les virements reçus des plateformes avec les récapitulatifs de courses. Assure-toi de bien comprendre le montant des commissions prélevées, car c’est une de tes charges les plus importantes. Pour bien comprendre comment optimiser tes frais, tu peux consulter notre guide sur la comptabilité des professions libérales, dont les principes s’appliquent à ton activité.

Phase 3 : La Déclaration de TVA (Généralement trimestrielle)

Si tu es en société ou si tu as dépassé les plafonds en micro-entreprise, la TVA est ton grand rendez-vous avec l’administration. Le principe est simple :

Tu collectes la TVA : Sur chaque course, une partie du prix est de la TVA (10% pour le transport de personnes).
Tu déduis la TVA : Tu récupères la TVA que tu as payée sur tes dépenses professionnelles (carburant, entretien, téléphone, honoraires comptables…).
Tu reverses la différence.

Pour faire cette déclaration, tu dois additionner toutes les TVA de tes factures de vente et toutes celles de tes factures d’achat. Une erreur de calcul peut vite coûter cher.

Phase 4 : Le Bilan Annuel (La ligne d’arrivée)

Une fois par an, ton comptable (ou toi, si tu es très courageux) doit produire le bilan.

C’est le document officiel qui présente tout ce que ton entreprise possède et doit.

Il est indispensable pour connaître ta rentabilité nette et pour toute demande de financement (pour un nouveau véhicule par exemple).

Le Mode Opératoire Automatisé : La Voie Rapide ComptaCool

Ce mode opératoire te paraît logique mais encore trop lourd ?

Tu as raison.

En 2025, ta voiture est connectée, ton téléphone est un ordinateur, pourquoi ta compta devrait-elle encore fonctionner à l’ancienne ?

Avec ComptaCool, le spécialiste de la compta des VTC on t’accompagne :

Phase 1 (Routine de Bord) : Ton compte pro est synchronisé et notre IA reconnaît 90% de tes transactions (TotalEnergies, APRR, Uber…). Ton seul job reste de prendre les factures en photo. L’application extrait la TVA et toutes les infos toute seule.
Phase 2 (Check-up) : Il se fait en temps réel. Tu ouvres ton appli et tu vois instantanément ton chiffre d’affaires, tes charges et ton bénéfice.
Phase 3 (Déclaration de TVA) : Elle est pré-remplie pour toi. Nos experts la vérifient et tu n’as qu’à valider. Fini le stress des échéances.
Phase 4 (Bilan) : Il est entièrement géré par notre équipe d’experts-comptables.

Le résultat : tu économises des heures chaque mois, tu es sûr d’être en règle et tu ne laisses plus le moindre euro de charge déductible sur le bas-côté.

Prêt à passer à la vitesse supérieure pour ta gestion ?

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